RAAS verdwijnt: wat betekent dit voor gemeenten?

RAAS verdwijnt: wat betekent dit voor gemeenten?

Naar verwachting verdwijnt het RAAS (Reisdocumenten Aanvraag- en Archiefstation) gaandeweg vanaf eind 2025 per gemeente of andere uitgevende instantie. Dit heeft uiteraard gevolgen voor gemeenten. Maar waarom verdwijnt RAAS, en hoe kunnen gemeenten zich voorbereiden op deze verandering?

Wat is RAAS en waarom verdwijnt het?

RAAS wordt gebruikt voor het verwerken van aanvragen en archiveren rondom aanvragen van reisdocumenten. Op dit moment wordt er veel handmatig verwerkt.

Binnen het programma Verbetering Reisdocumentenstelsel (VRS) wordt gewerkt aan een toekomstbestendig stelsel van paspoorten en identiteitskaarten. Het doel is de kwaliteit, fraudebestendigheid en betrouwbaarheid van het stelsel naar een hoger niveau te tillen. Hierdoor verdwijnen de RAAS-handelingen en worden de processen efficiënter.

Het RAAS wordt vervangen door, ReIS, een verzameling van registers, data en functionaliteiten. En vergeet hierbij niet het nieuwe RAP-systeem voor de eindcontrole en verstrekking. Dit moet ervoor zorgen dat gegevens altijd actueel online toegankelijk zijn.

Impact op gemeenten

Het op termijn verdwijnen van het RAAS betekent dat gemeenten hun werkwijze zullen moeten aanpassen.

Leveranciers van burgerzakenapplicaties, zoals vrijBRP, zorgen ervoor dat gemeenten deze overgang soepel kunnen doorlopen. Gemeenten moeten zich bekwamen in het nieuwe proces en zorgen dat hun medewerkers goed op de hoogte zijn. VrijBRP ondersteunt hen hierbij met webinars en release notes waarin de wijzigingen helder worden toegelicht. Zoals bij het live gaan van de Meldingenregistratie ook al is gebeurd.

Een risico bij de overgang is dat medewerkers niet voldoende kennisnemen van de veranderingen. Dit kan leiden tot fouten in de processen, zoals het overslaan van cruciale stappen. Daarom is het essentieel dat gemeenten de nieuwe werkwijze goed begrijpen en intern doorvoeren.

Zoals bij de functiescheiding, worden medewerkers Burgerzaken ook ondersteund door de RvIG, zoals bij de nieuw ingevoerde regels voor functiescheiding.

Hoe helpt vrijBRP bij deze transitie?

Omdat het RAAS verdwijnt, worden o.a. diverse handelingen verricht vanuit de vrijBRP-burgerzakenapplicatie naar en van ReIS (verzamelnaam voor een collectie van informatiediensten die ten grondslag liggen aan het reisdocumentenstelsel en die de uitvoering van taken en processen door overheden, organisaties en burgers mogelijk maken). Gemeenten die met vrijBRP werken, ontvangen gedetailleerde instructies en ondersteuning om de overstap zo eenvoudig mogelijk te maken. Via webinars en release notes worden gebruikers stap voor stap meegenomen in de veranderingen.

De toekomst zonder RAAS

De start van de uitfasering van het RAAS per uitgevende instantie zal vanaf 2025 starten. Gemeenten moeten zich voorbereiden op een werkwijze waarbij zij ReIS en categorie 12 binnen de persoonslijst actueel houden. Binnen vrijBRP wordt dit proces geheel geautomatiseerd, waardoor gemeenten minder handmatige handelingen hoeven te verrichten.

Zo wordt categorie 12 automatisch bijgewerkt in vrijBRP en hoeft dit niet achteraf zelf gemuteerd te worden op de PL. Behoudens vooralsnog de vluchtelingen- en vreemdelingenpaspoorten. Hiervoor is vrijBRP nog in ontwikkeling om ook dit geautomatiseerd te laten verlopen.

Advies aan gemeenten: lees je goed in over de gevolgen van VRS, waaronder het uitfaseren van het RAAS,en zorg dat het proces /de processen zo efficient mogelijk zijn ingericht. En dat de medewerkers hierop getraind zijn . Dit voorkomt fouten en zorgt voor een soepele overgang naar de nieuwe manier van werken.

– Geschreven door Alex Been (BRP-specialist bij Shift2 & vrijBRP)